1. HACIA UN CONCEPTO BÁSICO DE DOCUMENTACIÓN AUTOMÁTICA/DOCUMÁTICA.
Lecturas recomendadas: LÓPEZ YEPES, 1995; ESPINOSA et al, 1994; ELLIS, 1990; INGWERSEN, 1992; BLAIR, 1990; DEVLIN, 1991; DE MEY, 1980; BUCKLAND, 1991; CRONIN y VAKKARI, 1992; VICKERY y VICKERY, 1992.
1.1. P. Otlet: Tecnología y Documentación.
Las Ciencias de la Información y la Documentación, cuya formulación moderna es necesario buscar tomando como punto de partida las obras de P. Otlet, particularmente su monumental Traité de Documentation, publicado en 1934, han estado íntimamente relacionadas con el desarrollo de los medios técnicos y tecnológicos. Otlet, como han señalado otros trabajos (ESPINOSA et al., 1994) ya señaló en su momento a la tecnología como una disciplina general, amplia, que estudia los medios mediante los cuales el hombre intervenía en su medio ambiente. La Documentación es una disciplina que, correspondientemente, se encarga de intervenir en los procesos informativos desarrollados por el ser humano, y en la que interviene, con un papel fundamental, la tecnología, o aquella parte del conjunto total de la misma que es aplicable de forma útil al trabajo informativo.
De esta forma, Otlet expone los principios y relaciones de la Tecnología documental, insistiendo en un punto clave: que la tecnología documental debe elaborarse por especificación de la tecnología general. Es decir, que el desarrollo, métodos y técnicas de la Tecnología Documental dependerá de los desarrollos de la tecnología general. La rama de la Documentación encargada de la teorización, metodología y aplicación de los medios tecnológicas es identificada bajo los nombres de Bibliología Tecnológica o Documentación Técnica, mostrando una partición cruzada, dentro de la cual es posible identificar conceptos de plena actualidad.
En primer lugar, Otlet identifica los factores que caracterizan la nueva subdisciplina: existe una parte encargada de estudiar los soportes, y otra que se centra en las máquinas que hacen posible la misma: esta vertiente recibe el clarificador nombre de Documentación Automática. Además, estos medios se emplean en un proceso documental completo, desde la producción del documento hasta su difusión, con unos objetivos claros: ofrecer información actualizada, universal, rápida y verdadera, lo que en la actualidad puede englobarse bajo el término "optimizada". En segundo lugar, coloca en un lugar preponderante la importancia de la organización, como criterio indispensable en la Documentación, y por extensión a cualquier parte componente de la misma. Por último, aunque Otlet lo sitúa en su trabajo previamente, también presupone la existencia de una parte de la Documentación Automática encargada de estudiar el aspecto físico del documento, y de parte otra centrada en el estudio de los procesos documentales.
El breve resumen realizado permite identificar en la obra de Otlet los componentes fundamentales del moderno concepto de Documentación Automática (o Automatizada): una teoría sobre la organización, las herramientas y los soportes; una aplicación práctica al proceso documental, y, por último, un objetivo: satisfacer las necesidades informativas del usuario.
1.2. De Otlet al concepto de Information Retrieval.
El desarrollo posterior de la Documentación, así como el nacimiento de varias escuelas teóricas dentro del mismo ámbito, y el desarrollo de diferentes enfoques y perspectivas sobre la misma ha sido objeto de concienzudos estudios (LÓPEZ YEPES, 1995). Sin embargo, en todas ellas el aspecto tecnológico se ha considerado como un medio para desarrollar tareas, profundizando sólo en uno de los ámbitos propuestos por Otlet para la Documentación Automática.
Hay que esperar al desarrollo del concepto de Information Retrieval, especialmente en el ámbito anglosajón, en la década de 1950, para la aparición de un corpus teórico y experimental en el que las tecnologías de la información ocupan un destacado papel. Independientemente de la acuñación del término, es este entorno científico y social el que marca la aparición del concepto y el recurso continuo a las tecnologías de la información, esencialmente ordenadores y redes de comunicaciones. Las décadas de 1950 y 1960 ven el auge que alcanzan los estudios sobre comunicación, psicología, lógica, cibernética, telecomunicaciones, teoría de sistemas... al tiempo que una imparable multiplicación de los recursos informativos en todos los campos de la actividad humana. Los especialistas se centran en el problema de la búsqueda y recuperación de información, documental o no, lo que les lleva al comienzo del ciclo, a los principios de representación y clasificación de los documentos según su contenido semántico. Information Retrieval era un síntoma de un cambio más profundo, que llegó en 1966-68, con la introducción de la Information Science (Ciencia de la Información), como ciencia integradora de la teoría, proceso y práctica documental, con otras ciencias complementarias, como la cibernética, la informática, la teoría de la información y la comunicación, etc. Biblioteconomía y Documentación serían, desde esta perspectiva, aplicaciones particulares de la Information Science.
Del impacto de la informática (no debe olvidarse que en Norteamérica no se utiliza un término general como informática, sino que se utilizan sus partes como computer science, computer engineering, data processing...) se deduce la presencia de términos que definen a profesionales relacionados con la tecnología, como information specialist o information engineer. El éxito de la Information Science, independientemente de los problemas teóricos y conceptuales pertinentes a toda disciplina científica, facilitaron introducción cada vez más profunda de las tecnologías de la información, en especial la informática, en numerosos aspectos del proceso informativo documental. El impacto favorece que, en ámbito anglosajón se acuñe el término Informatics como la unión entre Computer Sciences e Information Science.
El desarrollo de nuevas teorías ha traído, de la mano de la Ciencia de la Información, la aparición de la disciplina Information Management (Gestión de Información y la Documentación en las Organizaciones), en la que desempeñan un papel fundamental las telecomunicaciones y la informática, íntimamente relacionadas con los sistemas de información, en el marco de redes complejas de información.
La escuela soviética que se acoge al nombre de Informatika también concede un papel importante a las tecnologías de la información. El problema derivado de la utilización del término Informatika, y la dificultad para su aceptación en el ámbito europeo, a causa de la homofonía con el término que engloba las ciencias de los ordenadores y sus aplicaciones (Informática), ha sido la causa de proponer un nuevo término, Informología, con un contenido similar, aunque desde un posicionamiento teórico original, a la Ciencia de la Información, incluyendo sus vertientes tecnológicas.
1.3. El enfoque cognitivo.
El desarrollo e implantación de la Information Science han sido claves en la madurez que ha alcanzado la aplicación de tecnologías de la información en el trabajo informativo. La utilización de medios informáticos ha corrido pareja con el desarrollo de nuevas máquinas y herramientas desde la década de 1960. Los diferentes estadios tecnológicos de los medios informáticos han tenido su reflejo en el tratamiento de la información, y, por ende, en los enfoques teóricos que han guiado la misma. De Mey ha trazado una útil evolución del desarrollo del tratamiento de información (DE MEY, 1980):
1. Una etapa monádica en la cual las unidades de información se tratan independientemente unas de otras, como diferentes entidades existentes por sí mismas (por ejemplo, un libro con un término que lo define).
2. Una etapa estructural, en la que la información se ve como una entidad compleja, compuesta de unidades simples de información, relacionadas de algún modo, cuya estructura es objeto de estudio (por ejemplo, las frases o párrafos en un libro, con palabras clave y análisis sintáctico)).
3. Una etapa contextual, en la que al enfoque de la etapa anterior se une un análisis del contexto en el que se sitúa la información, para eliminar o reducir la ambigüedad que puede producirse en el significado del mensaje (por ejemplo, utilizar los valores semánticos)
4. Una etapa cognitiva, en la que la información se ve como un complemento a un sistema conceptual que representa el conocimiento del sistema de procesado de información del mundo (por ejemplo, sistemas basados en el conocimiento y sistemas adaptativos).
Para este autor, los actuales sistemas informáticos habrían cubierto completamente las fases 1 y 2, actuarían con apoyo humano en la fase 3, y se encontrarían en un momento experimental en la fase 4.
Esta fase 4 es el objeto principal de investigación de Ingwersen (INGWERSEN , 1992), y ha sido tratado por otros autores, entre los que debe destacarse Ellis (ELLIS, 1990). Para Ingwersen pueden diferenciarse varios enfoques en el tratamiento y recuperación de la información, coincidentes con el desarrollo histórico de la informática y de las fases propuestas por De Mey, que culminan con la utilización de un enfoque cognitivo. De esta forma diferencia un primer enfoque tradicional, centrado en los problemas de representación del texto y recuperación de información mediante técnicas mecanicistas. La superación del anterior se obtiene mediante un enfoque orientado al usuario, potenciando la figura del intermediario humano, y considerando todos los procesos de comunicación y representación de la información. El enfoque cognitivo, por último, pretende superar los problemas de representación y recuperación de la información mediante la creación de mecanismos que reflejan las estructuras cognitivas del usuario, tanto en lo que respecta a modelos como a estados. Puede deducirse, por lo tanto, que en este enfoque cobran especial importancia tanto la semántica del texto y el estudio del lenguaje natural, en lo explícito y en lo implícito, como en la contextualización, en su más amplia acepción, de las necesidades de información del usuario en un momento y situación dados. Para Ingwersen, el desarrollo de nuevos y mejores mecanismos de tratamiento y recuperación de la información debe basarse en la combinación de los mecanismos clásicos de recuperación de información, con métodos y elementos de polirepresentación, contextualización e interacción que son relevantes a manifestaciones de necesidades de información de los usuarios.
1.4. Hacia un concepto de Documentación Automática.
La construcción de un concepto en el ámbito científico tiene dos vertientes: en primer lugar, la elección del término que lo englobará, y en segundo lugar, la redacción de la definición del término. Problema éste presente en todas las ciencias, por el propio carácter dinámico de las mismas, siempre sometidas a continua revisión, al que no son ajenas las Ciencias de la Información y la Documentación, por su propia riqueza epistemológica. En el ámbito que nos ocupa la numerosa terminología, en ocasiones contradictoria, ha favorecido la aparición de términos que pretenden englobar al objeto de estudio: bibliología tecnológica, informatics, informática documental, documentique, documatique, informatika, documática, tecnologías de la información, information retrieval... cada una de las cuales con su definición correspondiente, en las que se pueden identificar matices y particularidades de diversos tipos y niveles, aunque todos ellos ofrecen un sustrato común.
Ante esta situación, es necesario comenzar por el término. En esta vertiente resulta adecuado inclinarse, al menos desde nuestra perspectiva, por la vuelta a la fuente clásica, el trabajo de Otlet, citado con anterioridad. Sin entrar en disquisiciones sobre el término "automática", resulta evidente que Otlet ofreció con claridad meridiana un término válido en la actualidad, como es Documentación Automática, tomando como punto de partida la situación tecnológica del tiempo que le tocó vivir. La utilización del calificativo "Automática" resulta de suma importancia, ya que está haciendo referencia directa a la aplicación de determinadas tecnologías. Otros términos posteriores pueden dar lugar, por el problema terminológico citado, a cuestiones sobre la automatización o informatización de las tareas que definen (en puridad, puede hablarse de information retrieval sin tratar cuestiones informáticas). Desde otro punto de vista, distinguir entre Biblioteconomía Automática, Archivística Automática, Gestión de Información Automática, etc, etc, parece un ejercicio de división innecesario a un primer nivel, ya que comparten teoría, métodos y herramientas con la Documentación Automática, distinguiéndose sólo por los componentes contextual y organizativo. Por lo tanto, se prefiere el término Documentación Automática, independientemente de que los términos sean unidos para formular el nuevo término Documática.
Una vez adoptado el término de Documentación Automática/Documática, debe resolverse el problema de la definición, sus componentes y organización. Para establecer un continuum con el criterio de unidad adoptado en lo referente al término, la redacción de la definición debe ofrecer una integración de elementos restrictivos que permitan dotar al concepto de unos límites adecuados, con elementos sincréticos que doten a la definición de validez frente a nuevos desarrollos tecnológicos. Para ello se toman como punto de partida dos definiciones de Information Retrieval que son pertinentes:
"Information retrieval is concerned with the processes involved in the representation, storage, searching and finding of information which is relevant to a requirement for information desired by a human user... The objetive is to study and understand IR processes in order to design, build and test retrieval systems that may facilitate the effective communication of desired information between human generator and human user." (INGWERSEN, 1992: 49)
"The central problem of Information Retrieval is how to represent documents for retrieval... The central task of Information Retrieval research is to understand how documents should be represented for effective retrieval." (BLAIR, 1990: vii).
En ambas definiciones se insiste en la importancia de la representación de documentos, con la finalidad de poder ofrecer respuestas adecuadas a una necesidad de información planteada. La definición de Ingwersen añade dos elementos más de sumo interés. En primer lugar, el diseño de sistemas para la recuperación de información; en segundo lugar, el proceso de comunicación inherente a todo proceso informativo y documental. Sin embargo, ninguna de las dos definiciones hace referencia a los medios tecnológicos que pueden ser de aplicación, ni a criterios de organización relacionados con el contexto en el que se sitúe el sistema. Debe señalarse, además que ambas hacen referencia no a datos, sino a información (information) y a documentos (documents).
Esta última cuestión resulta de suma importancia en nuestro planteamiento, ya que permite diferenciar la disciplina en discusión de otras como el procesado de datos, al que, por norma general se adscribe a la disciplina informática. Esta sutil diferencia, ya señalada por Blair (BLAIR, 1990) va a servir como punto de partida para un análisis del material de trabajo de Biblioteconomía, Archivística y Documentación. A la pregunta de cuál es el material de trabajo de un profesional de estos ámbitos, la respuesta más rápida es "libros, seriadas, protocolos, documentación administrativa..." Es necesario realizar un análisis previo: cuando un profesional se enfrenta a un libro o a un protocolo, lo analiza, establece sus características físicas, de forma acorde a las normas existentes, para posteriormente realizar una representación de su contenido informativo (mediante la aplicación de lenguajes documentales u otro tipo de métodos). Ahí termina el trabajo con el documento primario. Además, ese trabajo ha consistido en extraer información, que no datos, para generar una representación plenamente informativa del documento primario. A partir de ese momento, todas las acciones del profesional, independientemente del tipo de unidad de información en el que se encuentre, se centran en la información que generó, que utiliza para satisfacer necesidades de usuarios y para los mecanismos de gestión y planificación de la unidad. Sólo se recurre al documento original para su préstamo o consulta temporal por parte del usuario. Esta diferencia es clave, a nuestro juicio, para diferenciar la Documentación Automática dentro del ámbito general de la disciplina Informática.
Desde estas consideraciones, la Documentación Automática /Documática es la disciplina que se ocupa de la investigación y aplicación de las Tecnologías de la Información en todos los ámbitos de las Ciencias de la Documentación, teniendo como material de trabajo la información generada y requerida durante el proceso documental que se trate, en el marco de los sistemas de información, en un contexto que integra los medios automáticos, el ser humano y las interacciones entre ambos.
La Documentación Automática/Documática ofrece dos vertientes; correspondientes a la investigación y desarrollo de nuevas aplicaciones, y a la utilización práctica de las mismas. En la primera participa de la interdisciplinariedad con otras ciencias, como la Informática, las Ciencias Cognitivas o las Ciencias de la Organización y la Gestión. El objetivo es obtener nuevas aplicaciones o herramientas informáticas para el tratamiento y recuperación de la información, así como métodos para la implantación, gestión y control de estas aplicaciones o herramientas dentro de diferentes tipos de organizaciones. La segunda es la encargada de aplicar las herramientas al entorno o contexto que se precise, de forma que se optimicen los procesos documentales e informativos que se desarrollen en el mismo. Ambas se encuentran relacionadas, ya que la investigación se beneficia y alimenta de las experiencias obtenidas en la aplicación de las herramientas que desarrolla, y a su vez las nuevas herramientas permiten mejorar y adecuar cada vez más los procesos documentales que se desarrollan en las unidades de información, al mismo tiempo que intervienen, en numerosas ocasiones, en los procesos de organización y gestión de las mismas. Junto a esta interacción, no debe olvidarse la integración, tanto vertical como horizontal, de la Documentación Automática/Documática, tanto con la Ciencia de la Documentación, como con la Informática y la Ciencia de la Información, ésta última en su más amplia formulación.