9. APROXIMACIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Lecturas recomendadas: WILSON, 1993:;BURCH y GRUDNITSKY, 1992; CODINA, 1994a, 1994b; SENN, 1992; LUCAS, 1987; SEGIET y BROUSSE, 1992; VICKERY y VICKERY, 1992; ROWLEY, 1994; MIGUEL y PIATTINI, 1993.

9.1. Concepto de sistema.

Un sistema (WILSON, 1993) es un conjunto de elementos interrelacionados en función de un objetivo común, actuando en determinado entorno y con capacidad de autocontrol. De esta definición se deduce que los sistemas se compone de objetos, los cuales tienen unas determinadas características o atributos, sirviendo además los objetos que el forman el sistema para delinear sus límites o fronteras. Estos elementos se unen mediante relaciones, siendo las relaciones entre sistemas llamadas, en ocasiones, interfaces. La principal división que se hace en los sistemas es entre abiertos y cerrados. Un sistema será abierto si intercambia información, energía o elementos físicos con su entorno, y cerrado si no lo hace.

Los principios en los que se basan los sistemas son:

Subsidiariedad: todo sistema es subsidiario de otros que lo rodean e interactúan.
Interacción: las acciones desarrolladas por un sistema influyen en el comportamiento de los demás.
Determinismo: todo hecho que sucede en los sistemas tiene causas definidas y contrastables.
Equifinalidad: el diseño del sistema le debe permitir alcanzar su objetivo por medios y acciones diferentes.

Las características que definen a los sistemas son:

Estabilidad: cualidad por la que el sistema funciona eficazmente.
Adaptabilidad: cualidad que le permite evolucionar dinámicamente con su entorno.
Eficiencia: cualidad que permite al sistema alcanzar su objetivo con economía de medios.
Sinergia: la capacidad de actuación del sistema es superior a la de sus componentes individuales.

Una vez establecidas las características que definen a los sistemas, éstos pueden diferenciarse en diferentes clases, que pueden encontrarse asociadas entre ellas:

Sistemas naturales
Sistemas físicos diseñados.
Sistemas abstractos diseñados.
Sistemas de actividad humana.
Sistemas trascendentales

9.2. Sistema e información.

El concepto básico relacionado con un sistema, especialmente en aquellos que se definen como diseñados, es el de proceso de transformación. Las acciones contenidas en el sistema son el conjunto de acciones interrelacionadas necesarias para transformar las entradas en salidas. Esto implica que debe existir un grado de interconectividad entre las entidades que forman el sistema, y permite definir los recursos del sistema. La acción, la transformación que realiza el sistema debe tener disponibles mecanismos que aseguren su control para alcanzar la mejor realización posible, lo cual se consigue mediante medidas de desempeño, utilizadas por procedimientos de toma de decisiones para ejecutar mecanismos de control. El elemento común a todas estas acciones es la información, que se dirigen entre sí las partes del sistema, mediante mensajes, para asegurarse de que se cumplen los controles, y que por lo tanto el sistema cumple su misión adecuadamente. Estas acciones tienen lugar en un área definida, lo que permite establecer los límites del sistema. Por lo tanto, el sistema utilizará, en primer lugar, una información interna, sobre sí mismo, que adecuará su acción a su entorno. Esta información será independiente de su objeto de trabajo. Por supuesto, si se trata de un sistema de información, ésta ofrecerá dos niveles, correspondientes a la propia del sistema, por una parte, y a la información gestionada, por otra.

Desde la perspectiva de la Ciencia de la Información y la Documentación, hay que volver a los principios defendidos por Borko, que sirven para enmarcar el objeto de investigación dentro de la disciplinas de la Ciencia de la Información y la Documentación:

"Ciencia interdisciplinaria que investiga las propiedades y comportamiento de la información, las fuerzas que gobiernan el flujo y uso de la información y las técnicas manuales y mecánicas del proceso informativo para el más eficaz almacenamiento, recuperación y diseminación."[^1]

En la propia definición puede encontrarse un paralelismo muy marcado en los elementos y en la finalidad del sistema de información. Cada vez en mayor medida se está desarrollando un corpus teórico sobre la organización y tareas del documentalista dentro de este ambiente dinámico de los sistemas de información, por lo que se puede afirmar que la gestión de la información, tal y como se acepta en la actualidad, es la integración, en un nuevo marco, del trabajo del documentalista y las posibilidades ofrecidas por los sistemas de información (VICKERY y VICKERY, 1992: 210).

"The practical work of information scientifist is concerned with development, operation, and management of information systems of all kinds, and with all the various techniques and technologies by which information is transferred."

Dentro de los diferentes tipos de sistemas, es posible situar a la Documentación como sistema abierto, en relación con las otras disciplinas con las que se relaciona, así como con su finalidad intrínseca. Se trata, entonces, de un sistema que intercambia energía con su ambiente, según diferentes escalas. Las leyes básicas del sistema documental, tal y como fueron establecidas por Ranganathan (RANGANATHAN, 1993), son un elemento de gran valor en el momento de considerar un sistema de información basado en ordenadores:

Los documentos son para usuarios.
A cada usuario su documento.
A cada documento su usuario.
Salvaguardar el tiempo del usuario y del documentalista.
El servicio documental siempre está en crecimiento.

9.3. Hacia una definición de los sistemas de información.

Toda organización tiene un sistema de información, independientemente de que sea automatizado o no. En cierto modo, se trata de una entidad abstracta, un medio pr el cual los datos y la información fluyen de una persona o departamento a otros, y que puede ser cualquier cosa, desde una comunicación verbal a complejos sistemas de cómputo. Por esta razón, se trata de un sistema abierto, que interacciona con su medio ambiente, con un importante mecanismo de control. Debe considerarse que la organización, ineludiblemente, mantiene flujos de información con el exterior, identificados como externos, y en su propio interior, o internos, los cuales a su vez pueden ser ascendentes, descendentes u horizontales, y tanto de tipo formal como informal. Tomando en consideración las características de los sistemas y las aproximaciones de otros investigadores, y Miguel y Piattini proponen la siguiente aproximación (DE MIGUEL Y PIATTINI, 1993: 17):

"... definimos el sistema de información como un conjunto de elementos ordenadamente relacionados entre sí de acuerdo con unas ciertas reglas que aporta al sistema objeto ( es decir, a la organización a la cual sirve y que le marca las directrices de funcionamiento) la información necesaria para el cumplimiento de sus fines, para lo cual tendrá que recoger, procesar y alamacenar datos, procedentes tanto de la misma organización como de fuentes externas facilitando la recuperación, elaboración y presentación de los mismos."

El sistema de información tienen la misión de memorizar y de producir informaciones y ponerlas a disposición de la organización. Cualquier tipo de sistema de información se crea para adquirir, almacenar, organizar y recuperar información, "... conjunto de procedimientos organizados que cuando se ejecutan, proporcionan información para la toma de decisiones y/o el control de la organización. " (LUCAS, 1987: 16). Se debe completar la definición anterior con las palabras de Wilson (WILSON, 224):

"Los sistemas de información son en realidad sistemas de datos procesados. Sólo se vuelven sistemas de información cuando alguien usa el resultado. Por tanto, un sistema de información debe incluir al usuario...Un usuario recibe información y, en virtud de desempeñar un tipo de actividad ( con base en esta información de apoyo), se produce una salida de datos".

9.4. Los sistemas de información documental (SID).

Ha sido Codina quien más recientemente ha intentado conceptualizar los sistemas de información documental, por oposición a los sistemas de información "tradicionales". Para este investigador, los elementos que definen un SID son los siguientes (CODINA, 1994b: 442):

Un conjunto de conceptos fundamentales y, en su caso, unas proposiciones asociadas.
Un modelo general de un sistema de información documental.
Un modelo general de los procesos de transformación que tienen lugar en el interior del sistema.
Un proposición general sobre la Documentación y dos proposiciones particulares, relativas al estatuto de la Documentación como disciplina científica y su relación con otras disciplinas cuyo objeto de estudio también es la información en alguna de sus facetas.

Se puede afirmar, sin duda alguna, que los sistemas de información documentales son un tipo de sistemas de información, con unas características particulares, entre las que destacan las funciones de representación y de comparación. Sin embargo, se puede objetar la afirmación de Codina de que "los SID ( sistemas de información documental) no modelan sistemas objeto que desarrollan actividades, sino sistemas objeto que constituyen depósitos interesantes de conocimiento". Precisamente, los modernos sistemas de gestión documental almacenan y desarrollan, o por lo menos deberían, actividades relacionadas con los objetivos de la organización, y no pueden, ni deben, limitarse a ser un simple repositorio de documentos, ya que esto los convierte en simples y obsoletos sistemas de bases de datos. Es difícil aceptar la afirmación de su naturaleza probabilística, que eso supone confundir el funcionamiento interno del sistema con el marco cognitivo externo del usuario, aspecto éste que resulta desconocido para cualquier tipo de sistema de información.

9.4.1. La complejidad multifacetada de los sistemas de información.

La complejidad que preside el estudio de los sistemas de información pueden resumirse utilizando las metáforas presentadas por Van Gigch y Le Moigne (VAN GIGCH y LE MOIGNE, 1989). El paradigma que guía el estudio de sistemas de información debe responder a fuentes de conocimiento, objeto de estudio, escuelas de pensamiento, propósitos, metodologías para las actividades y anomalías. La aplicación de la trilogía formada por paradigma, escuela de pensamiento y metáfora a los sistemas de información da como resultado la creación de interesantes metáforas complejas.

Puede señalarse tres componentes principales en los sistemas de información (SEGIET y BROUSE, 1992:10-11), que corresponden a los datos, el tratamiento, las reglas y normas, y los procesadores:

Información.
Usuarios.
Elementos soporte: vehículos de información, procesadores de información, difusores de información y almacenes de información.

A su vez, las características de los sistemas de información pueden agruparse en:

Tecnológicas: rendimiento y seguridad desde el punto de vista del equipo físico.
Funcionales y semánticas: si el sistema hace lo que debe de forma correcta y es capaz de adaptarse a requisitos cambiantes.
Económicas: coste del sistema y eficiencia en cumplir sus objetivos.
Sociales: impacto sobre el entorno social.

El objetivo del sistema de información, y de sus componentes, es la gestión de información de todo tipo. Por ello, busca facilitar el desempeño de las actividades administrativas, de gestión y de producción en todos los niveles de la organización, lo que realiza suministrando la información adecuada, con la calidad adecuada, a la persona adecuada, en el momento y lugar oportunos, y con el formato preciso para que su uso sea correcto. Para alcanzar los objetivos previstos, el sistema debe ser capaz de desempeñar las siguientes funciones:

Recogida de datos de entrada.
Evaluación de calidad y relevancia de los datos.
Manipulación o proceso de los datos.
Almacenamiento de la información.
Distribución de la información.

Normalmente, los datos que manipule un sistema de información pueden dividirse en tres grandes categorías, que corresponden a microdatos (datos rutinarios, desagregados, sin influencia en la decisión), y metadatos (información y datos sobre los propios datos y su significado).

9.4.2. Tipos de sistemas de información.

Independientemente de los componentes y de las funciones, se han realizado numerosos esfuerzos por ofrecer una tipología de los sistemas de información, algunas de las cuales se citan seguidamente. Por una parte, se han señalado tres tipos de posibles sistemas de información dentro de una organización (SENN: 25-30):

Sistemas de procesamiento de datos: se desarrollan para procesar grandes volúmenes de datos generados en actividades rutinarias, que normalmente siguen procedimientos de operación estándar. También se les llama sistemas para procesamiento de transacciones.
Sistemas de información para la administración, o de información administrativa (MIS, Management Information System): son aquellos que, accediendo a los anteriores, ofrecen información que se utiliza para la toma de decisiones y el control en situaciones bien estructuradas, en las que puede utilizarse otro tipo de informaciones.
Sistemas de apoyo a las decisiones (DSS, Decision Support Systems) : ofrecen información personalizada para el usuario determinado, cuando debe tomar una decisión ante situaciones particulares semiestructuradas o no estructuradas.

De acuerdo a las decisiones, como ya se ha señalado en el párrafo anterior, se pueden dividir los sistemas en los que son sistemas de decisión estructurada y sistemas de apoyo para decisiones semiestructuradas, de acuerdo con el tipo de apoyo que prestan a la actividad de la organización:

Sistemas de decisión estructurada: son aquellos que pueden automatizarse si se identifican las condiciones. Suelen utilizar árboles y tablas de decisión, que cubren todas las posibles situaciones.
Sistemas de apoyo para decisiones semiestructuradas: suelen identificarse con los DDS, ya señalados anteriormente. Su principal función es organizar la información que se utilizará para tomar una decisión, e incluyen la consideración de la existencia de un factor de riesgo y de criterios múltiples.

9.4.3. Hacia un ciclo de vida de los sistemas de información.

Dentro de las diferentes metodologías de desarrollo desempeña una función fundamental la creación de modelos. Estos modelos permiten la comprensión del funcionamiento del sistema, descubrir problemas y solucionar errores, durante el proceso de desarrollo, con el ahorro de recursos que ello conlleva. La utilización de los modelos facilitan, de la misma forma, la automatización de las funciones del sistema considerado. Los prototipos son creados utilizando como base los modelos lógicos establecidos, y, si resultan válidos, se incorporan al sistema final.

Un sistema de información, y todo el complejo proceso de su creación y desarrollo, debe obedecer a unas justificadas razones de la organización. Senn (SENN, 1992) ha propuesto un resumen de las cinco principales razones que motivan el desarrollo de nuevos sistemas:

Capacidad: mayor velocidad de procesamiento e incremento en el volumen de datos, así como una recuperación de la información más rápida.
Control: mejora y exactitud en la consistencia de la información manejada por la organización.
Comunicación: mejora de la comunicación entre las diferentes unidades de la organización, así como una mayor integración.
Costes: monitoreo y reducción de costes.
Ventaja competitiva: una amplia consideración en la que se incluye atraer clientes, superar a la competencia, lograr mejores acuerdos con los proveedores y desarrollar nuevos productos.

El ciclo de vida del sistema debe verse desde la perspectiva de la mejora para optimizar el sistema, de acuerdo a las necesidades de cada momento. Esto se consigue gracias al pilotaje o control del sistema, que reúne las funciones de seguimiento, análisis y reacción, si es necesario, y se asegura de que el sistema ejecuta los planes previstos..

9.4.4 Hacia una planificación de los sistemas de información.

Por último, no hay que olvidar que un sistema de información ha de responder a unas políticas bien definidas de información para la organización, acordes con su finalidad. Estas políticas desempeñan una función de marco y relación entre las partes internas y externas de la organización, y, por ende, su importancia es elevada.

La importancia que tiene el sistema de información para la organización o el proyecto que lo ejecuta obliga a pensaren una planificación a medio y largo plazo de los sistemas de información, en lo que se ha llamado "planeación estratégica de los sistemas de información". En realidad, esta planeación es la primera fase del diseño de un sistema de información, y su finalidad es establecer el marco de la política de información en la organización, así como hacer efectivo el entendimiento entre los diseñadores y los usuarios de los sistemas. Las etapas de la planeación estratégica son (BURCH y GRUDNITSKY, : 591-599):

Establecer las metas de los sistemas de información.
Determinar y asignar prioridades a las solicitudes de proyectos de sistemas de información
Determinación de los recursos y la capacidad de los sistemas de información.

9.4.5. La evolución de los sistemas de información

Una vez resuelta la fase de planeación estratégica, se utiliza la metodología de desarrollo de sistemas para crear el sistema de información pertinente. La disciplina que se encarga de los sistemas se ha denominado ingeniería de sistemas (IS), y se concibe como la encargada de planificar, diseñar y operar los sistemas, utilizando técnicas de investigación operativa. La propia dinámica sistémica en el desarrollo de sistemas de información propicia la innovación y la aparición de nuevos enfoques. Por ejemplo, la evolución natural de los sistemas de información ha llevado a poder clasificar éstos dentro de uno de los cuatro tipos siguientes, superando otras clasificaciones anteriores:

TTS, o Traditional Transaction Systems: tratan información repetitiva, como nóminas, contabilidad, pedidos, etc, buscando velocidad, eficacia o control de datos masivo. Se apoyan en bases de datos y en desarrollos estructurados y/o modulares.
DDS, o Decission Support Systems: analizan la información de los anteriores, dando como resultado información elaborada para facilitar la toma de decisiones. Se basan en herramientas estadísticas, utilizando lenguajes de cuarta generación e interfaces gráficos de usuario. Uno de sus derivados son los EIS ( Executive Information Systems), orientados a la alta dirección.
OIS, u Office Information Systems: se encargan de distribuir la información que es generada por los TTS y tratada por los DSS. Utilizan bases de datos distribuidas, multimedia, herramientas ofimáticas...
BPA, o Business Process Automatical: cubren aspectos más generales de las funciones de la organización, sirviendo como apoyo a las tareas de organización, planificación y decisión, así como para el control. Una característica añadida muy importante debe ser su capacidad para adaptarse rápidamente a las cambiantes situaciones competitivas.

Superados los estadios expuestos, es el concepto de integración de sistemas de información, que comprende la interrelación de la arquitectura de información, de los sistemas abiertos y de la interconexión, la que caracterizará la nueva generación de sistemas de información. Integración que, con la misma filosofía, irá borrando las limitaciones en las combinaciones de información de gestión, factual y documental.

9.5. Sistemas de información documental: definición, características y elementos.

Es necesario terminar concluyendo con una primera definición de los sistemas de información documental. Se pueden definir como un tipo especial de sistema de información, cuyo objeto de trabajo es el documento, de cualquier tipo, sobre el que se realiza un tratamiento documental conforme a las técnicas establecidas por los principios generales de las Ciencias de la Documentación, para resolver los problemas planteados en una organización dada. Dos serán las funciones principales que deberá resolver el sistema de información documental: la representación de los documentos, lo que hará a través de la clasificación y técnicas complementarias, y la recuperación de los documentos.

Los elementos técnicos que formarán el sistema de información documental serán los comunes a los sistemas de información en su sentido más amplio. Si se debe insistir en que, desde nuestra perspectiva, el tipo de sistema de información al que más se asemeja el sistema de información documental es el denominado DSS (Decission Support System, o Sistema de Soporte a las Decisiones), en cuanto se trata de un sistema que debe hacer frente a situaciones poco o nada estructuradas, y debe ser capaz de ofrecer respuestas concretas a necesidades vagas o imprecisas, que irán modificándose durante el propio desempeño del sistema. Esto no debe ser óbice para considerar que también puede darse un tratamiento documental en situaciones perfectamente estructuradas, como es el caso de la recuperación de documentos a través de una clasificación monojerárquica. No se puede admitir la pretendida probabilidad del sistema, ya que esa probabilidad es resultado de la introducción o recuperación de datos extrínsecos, no de los mecanismos intrínsecos del sistema. Los sistemas de información documental deben superar el concepto tradicional del texto como objeto de trabajo, e incorporar nuevos tipos de información documental, como la gráfica o la numérica, así como integrar las pautas y normas de trabajo, asegurando, por otra parte, el acceso a repositorios de información heterogéneos en espacio y tiempo.

[^1]: BORKO, H. "Information Science: What it is?" American Documentation, 19, 1, 1968, p. 145 (citado por LÓPEZ-YEPES, J., "Introducción al estudio de los sistemas de información y documentación en las organizaciones." en LÓPEZ-YEPES, J. (comp.) Fundamentos de Información y Documentación. Madrid: Eudema, 1989, p. 204).