10. INFORMATIZACIÓN DE UNIDADES DE INFORMACIÓN. AUTOMATIZACIÓN DE BIBLIOTECAS.
Lecturas recomendadas: ORERA, 1996; MANDELBAUM, 1992; HOLT, 1987; CLAYTON, 1991; CLAYTON y BATT, 1992; MOYA, 1994; GREDLEY Y HOPKINSON, 1990; HILDRETH, 1898; GARCÍA MARCO, 1995b; DUVAL y MAIN, 1992; WRIGHT, 1995; SOCADI, 1992; BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA, 1996; JACQUESSON, 1995;
10.1. Las unidades de información como sistemas de información.
Las unidades de información, bien sean bibliotecas, archivos o centros de información y/o documentación, responden, en su más amplia acepción, al concepto de sistema de información. El concepto de sistema de información es polisémico, es decir, posee múltiples significados e interpretaciones, dependiendo del contexto en el cual es utilizado. Para el área de interés que ocupa este capítulo, se va a considerar la biblioteca como un sistema de información.
Esto es posible ya que la biblioteca trabaja, en todo momento, no con libros, sino con información (ORERA, 1996). La biblioteca, como intermediario entre el usuario y la información, realiza las funciones de identificar, clasificar y facilitar el acceso y recuperación a la información contenida en soporte libro, sin perjuicio de que pueda además hacerlo con información en otros soportes. Todos los procesos que se realizan en una biblioteca tienen como principal elemento la información: los procesos de catalogación permiten obtener información para facilitar el acceso al original, el proceso de préstamo genera información sobre uso y usuarios, etc. Por lo tanto, se puede identificar una biblioteca con un sistema de información, en cuanto se trata de un conjunto de elementos altamente interrelacionados, y cuyas relaciones se basan casi en su totalidad en el intercambio de información entre ellas (CORBIN 1985). Como sistemas de información, las entradas al sistema son siempre de información o de peticiones de información, y sus salidas son siempre información.
Como se ha visto con anterioridad, los sistemas informáticos son también un tipo de sistemas de información. Por lo tanto, puede ser posible encontrar alguna similitud o semejanza entre ellos, lo que facilita la integración de ambos tipos. Esta premisa es la que fundamenta la utilización de sistemas informáticos en el proceso informativo que se realiza en la biblioteca. Y esta premisa también permite considerar la informatización de otros tipos de unidades de información, como archivos y centros de documentación.
10.2. La informatización de unidades de información.
Las numerosas y complejas tareas que desarrollan las unidades de información, cualquiera que sea su tipo, encuentran en la información (sea documental, procesual o de gestión) su materia de trabajo (LUCAS, 1987). Como principio general, se debe aceptar que en las unidades de información pueden identificarse dos flujos informativos principales: por una parte, la información documental, objeto básico de trabajo de la unidad, y por otra la información procesual o de gestión (los términos utilizados varían según autores), correspondiente a los procesos y a la gestión de la unidad, generada como consecuencia de las tareas de control y acceso a los documentos, la gestión económica y de usuarios, etc (CLAYTON, 1991).
Identificados ambos flujos de información, cada uno de ellos con sus particularidades propias, pueden encontrarse entre ambos un nexo básico, imprescindible: se trata de la acción que relaciona ambos flujos, y que corresponde a una de las funciones clásicas de la unidad de información: el acceso y difusión de la información documental. Por ejemplo, en una biblioteca puede distinguirse fácilmente el proceso técnico de tratamiento de los fondos, del control de préstamo y de los usuarios. El proceso técnico tiene flujos propios de información, y existe independientemente de los usuarios. Éstos, a su vez, utilizan determinada información para solicitar un ejemplar y disponer de él un tiempo dado, en un proceso independiente del tratamiento técnico. Ambos flujos pueden relacionarse, y generalmente así sucede, cuando el usuario consulta el catálogo.
Los dos flujos de información, y por extensión los sistemas que conforman, son suceptibles de informatización, y como consecuencia, también la relación existente entre ellos. Aceptado este principio, dependerá de la política de la unidad de información el adoptar o no un sistema informático, el nivel de cobertura del mismo, las características deseables... Como puede deducirse, el especialista en información puede encontrar sistemas totales, parciales, utilizar sistemas preconstruidos, o puede optar por desarrollar los suyos propios, adaptar sistemas de terceros o combinarlos según su criterio (DUCHEMIN, 1996). Las siguientes páginas toman como ejemplo y analizan las características ideales de un sistema de informatización de bibliotecas, por tratarse de una de las áreas en las que más se ha desarrollado la informatización de unidades de información (JACQUESSON, 1995). Esto no debe ser óbice para considerar que los principios expuestos en los párrafos anteriores son de aplicación a cualquier unidad de información, considerando siempre el entorno o contexto de la misma.
10.3. Los sistemas de informatización de bibliotecas.
Los sistemas de informatización de bibliotecas ya han sido definidos con anterioridad como un tipo particular de los sistemas de gestión documental, especializados en un ámbito concreto de actividad. Es preciso puntualizar que, en primer lugar, los sistemas de informatización de bibliotecas pueden ser parciales o integrados.
Por parciales deben entenderse aquellos sistemas que sólo prestan soporte informático a parte de las actividades informativas desarrolladas en la biblioteca. Un sistema que gestionase exclusivamente el proceso de préstamo, o que sólo se utilizase para catalogación, podrían servir como ejemplos de estos sistemas. Sistemas integrados son aquellos que ofrecen soporte a todos los procesos informativos desarrollados en la biblioteca, integrando y compartiendo la información entre ellos. Por ejemplo, un sistema integrado poseería subsistemas de catalogación, préstamo, adquisiciones, etc, capaces de intercambiar información entre ellos. Un análisis detallado de los mismos, pero bajo el concepto de sistemas híbridos, ha sido realizado por MOYA (MOYA ANEGÓN, 1994), que describe el proceso desde la planificación hasta los mecanismos de recuperación, pasando por la definición y normalización de las estructuras de datos necesarias. Un sistema de este tipo adopta un SGBD relacional para el control y manipulación de datos de gestión (adquisiciones, préstamo, control de usuarios...), y un SGBDD o un IRS para la gestión del catálogo, siendo ambos sistemas capaces de intercambiar información entre sí.
Por último, hay que considerar la posibilidad de utilizar de forma parcial un sistema integrado. Es decir, poner en marcha únicamente determinados subsistemas, o bien, en aquellos sistemas que puede adquirirse por subsistemas, implantar sólo alguno de los posibles.
10.4. Funciones técnicas de un sistema de informatización de bibliotecas.
La explicación de las funciones técnicas que debe desempeñar un sistema de informatización de bibliotecas se va a realizar bajo la consideración de que se trata de un sistema integrado, es decir, que responde a todos los procesos informativos de la biblioteca de modo completo e integrado. Las funciones técnicas a las que debe dar soporte el sistema son (WRIGHT, 1995; DUVAL y MAIN, 1992):
A) Catalogación y entrada de datos.
1. Selección, creación y corrección de los registros bibliográficos para todo tipo de materiales. Acceso directo a toda la base de datos, permitiendo la búsqueda automática con las siguientes posibilidades:
‑ buscar dentro de un campo por cualquier cadena de caracteres específica.
‑ incluir los números de control, autor y título como claves de búsqueda fundamentales.
‑ determinar los tipos de material sobre los que efectuar la búsqueda.
‑ utilización de operadores booleanos y de otros tipos.
2. Selección y transferencia de registros bibliográficos procedentes de fuentes externas a los ficheros locales, con funciones para conversión automática al formato propio, localización de registros duplicados, hallazgo de la presencia de etiquetas previamente definidas, verificación de la validez de las etiquetas y comprobación de la adecuación de los encabezamientos.
3. Creación de registros originales para el catálogo.
- localización de registros duplicados.
- acceso a ficheros de autoridades.
- formatos de pantalla deben facilitar la entrada de las etiquetas que se precisan para los dos niveles bibliográficos (general y local).
- validación de los números de control de ISBN e ISSN.
4. Corrección de registros originales.
- introducción de campos y subcampos.
- adición, rectificación y supresión de caracteres o cadenas de caracteres.
- eliminación de registros, campos y subcampos.
5. Mantenimiento de ficheros de autoridades:
- definición de ficheros para distintos tipos de encabezamiento (autores, entidades, materias...)
- validación de registros introducidos.
- creación de ficheros de autoridades con las siguientes características: estructura de referencia interrelacionada (encabezamientos autorizados, encabezamientos no autorizados y encabezamientos autorizados relacionados ); supresión automática de las referencias; posibilidad del cambio total de las entradas.
B) Control de adquisiciones y publicaciones periódicas.
1. Capacidad de gestionar todo tipo de materiales bibliográficos.
2. Posibilidad de integrar los sistemas de control de publicaciones periódicas y de adquisiciones de monografías.
3. Reflejar los posibles métodos de adquisición: pedidos en firme, pedidos a examen, pedidos permanentes, suscripciones, donativos, canjes.
4. Acceso a los registros de pedidos y a los relacionados a través de consultas sobre pedidos concretos, proveedores y solicitantes, e informes sobre los pagos y las deudas.
5. Utilización de claves de acceso por número de pedido, ISBN e ISSN, autor, título, nombres y/o códigos de los proveedores y solicitantes.
6. Preparación del pedido: recepción de solicitudes, verificación del estado de la solicitud.
7. Creación y envío del pedido, permitiendo la entrada de los datos concretos del pedido, controlar el ajuste de los fondos y el cambio de moneda, y facilitar el envío por métodos tradicionales o mediante conexiones con los sistemas de los proveedores.
8. Gestión del pedido y suscripciones: crear, revisar, renovar, rectificar y cancelar.
9. Recepción de los documentos o partes: donativos, números especiales o suplementos. Autorización para la remisión de fascículos. Registro del suministro total o parcial de los pedidos en varios volúmenes o de los pedidos de ejemplares múltiples. Verificación de la recepción. Control de los ajustes a los fondos presupuestarios. Devolución de volúmenes dañados o incorrectos.
10. Reclamaciones: control de pedidos incumplidos y documentos no recibidos; generación y examen automático de las reclamaciones, considerando las frecuencias de las publicaciones periódicas.
11. Correspondencia con el proveedor: envío y recepción de correspondencia; comunicación por medios impresos y electrónicos.
12. Procesamiento de facturas y pagos.
13. Mantenimiento de ficheros de desideratas.
C) Encuadernación y microfilmación.
Control de los documentos susceptibles de encuadernación o filmación, atendiendo a los cuatro proceso siguientes: 1. Selección; 2. Preparación; 3. Envío; 4. Devolución.
D) Circulación.
1. Gestión de las operaciones del préstamo.
- todo tipo de materiales bibliográficos.
- control automático de los documentos y de los lectores.
- métodos de captura automática de datos (código de barras).
2. Préstamo.
- asignación automática de plazos (rotativa, por períodos fijos).
- control de las normas de préstamo.
- capacidad de préstamo anterior a la introducción del registro bibliográfico en el sistema.
3. Cancelación.
- control sobre los documentos y el rango del lector.
- cálculo de sanciones.
4. Renovación.
- mantener un procedimiento similar a los utilizados para el préstamo, incluyendo la posibilidad de realizar renovaciones a distancia.
5. Gestión económica: sanciones; facturas relativas a la sustitución de documentos perdidos o dañados por el lector.
6. Reserva de documentos para el préstamo.
- establecer reservas conforme a diversos criterios.
- cancelación de reservas.
- control de fechas de vencimiento y vigencia.
- mantenimiento del orden de petición para las obras más solicitadas.
- mantenimiento de registros para la reserva.
- envío de avisos.
7. Consultas.
- acceso en línea para la consulta de los ficheros bibliográficos, indicando: fondo existente, la disponibilidad del fondo,(en préstamo, encuadernación, perdido...).
‑ situación de la demanda (reservas pendientes).
- acceso en línea para la consulta de los lectores ( información sobre el registro total o parcial del lector, detalles de la tramitación, información del rango de la biblioteca).
- protección de la información sobre el lector contra empleo no autorizado.
8. Actualización de los registros de los lectores (añadir, rectificar, borrar) mediante método directo o diferido.
9. Control por parte de las sucursales del sistema del intercambio o transferencia del préstamo.
E) Préstamo.
1. Otras cuestiones a considerar respecto a la transmisión de información, como la integración de otros métodos de comunicaciones (modem, fax...), utilización de formularios normalizados para el préstamo interbibliotecario, o transmisión directa de la información solicitada a través de redes de telecomunicaciones.
2. Los ficheros de préstamo deben suministrar una información completa sobre el préstamo, determinar el estado actual de un documento concreto en el ciclo de solicitud y proporcionar detalles de las solicitudes/tramitaciones pendientes de un determinado usuario.
3. Control del proceso de entrada de solicitudes por los usuarios de la biblioteca, a través de:
- acceso completo a los datos ya creados en otras partes del sistema (catálogo, adquisiciones, lectores).
- diversas opciones para elegir el destino de una solicitud.
- medios para imprimir los formularios de préstamo interno.
- utilización de métodos de transmisión electrónica.
4. Control del proceso de entrada de solicitudes por los usuarios de la biblioteca.
- acceso completo a los datos existentes en el sistema.
- creación de registros para el préstamo presentes en otras áreas del sistema y se consideren apropiados.
5. Control del proceso de entrada de documentos para satisfacer las solicitudes de un usuario, ofreciendo los medios para registrar los datos necesarios para controlar la circulación del documento, y otras condiciones que se puedan agregar al documento o al lector.
6. Control del proceso de documentos en préstamo o devueltos por bibliotecas externas o usuarios internos (cancelación, renovación, elaboración de avisos y de reclamaciones).
7. Gestión de solicitudes no satisfechas, revisando su resolución mediante fuentes externas en un plazo determinado.
F) Control del presupuesto y de la contabilidad.
1. Proporcionar y mantener con seguridad la información que permita el control y el examen del presupuesto total.
2. Posibilidad de recurrir a la información seleccionada en otras áreas (p.ej. adquisiciones) para utilizarla conjuntamente con otra, pero sin sustituir los controles independientes y más específicos que se puedan realizar sobre esas áreas.
3. Además de proporcionar información para uso local, debería tener capacidad para manipular los formularios que se requieran para informar a los órganos ejecutivos.
4. Permitir una descripción que refleje la estructura de los capítulos de un presupuesto.
5. Permitir la introducción y corrección de los datos pertinentes para la transferencia desde otros sistemas así como las entradas directas.
6. Proporcionar resúmenes de información en forma de salida impresa, según se solicite, o a intervalos establecidos.
G) Salidas de información
1. Salidas habituales del sistema: apoyo a los módulos de circulación y de adquisiciones (peticiones de libros, avisos de vencimiento, subsistema de catalogación...)
2. Funciones ofrecidas por el catálogo de acceso público en línea:
- funciones de ayuda.
- consulta de la base de datos en general o a las partes que se seleccionen.
- capacidad para buscar todos los términos del índice o los que se especifiquen.
- disponibilidad de información de fondos potenciales o actuales, presente en otros módulos del sistema.
- capacidad para salvar los resultados de búsquedas para posteriores tratamientos.
- examen por los lectores de sus propios registros y detalles de las tramitaciones, y opciones para reservas directas.
3. Técnicas disponibles en el catálogo de acceso público en línea:
- limitación de las búsquedas de términos mediante varios factores calificativos.
- truncamiento de términos.
- utilización de operadores booleanos.
- lectura completa de los índices y los conjuntos de datos recuperados.
H) Acceso a sistemas externos de recuperación de la información.
1. Capacidad para conectar los sistemas de apoyo técnico para la biblioteca con los sistemas externos de recuperación mediante red y uso de telecomunicaciones. Debería ser posible acceder a los sistemas externos conectado a través de un procedimiento común. La selección de la opción de uso de un sistema externo debe dar como resultado el acceso al mismo.
2. Capacidad de limitar la búsqueda conforme a parámetros especificados y la utilización de operadores booleanos
3. Capacidad de cargar los registros seleccionados en los sistemas externos, con objeto de permitir almacenamiento y comparación con los registros locales.
10.5. El Catálogo Público de Acceso en Línea.
El OPAC (Online Public Access Catalog, o Catálogo Público de Acceso en Línea) es la interfaz que mantiene un sistema de automatización de bibliotecas con el usuario final. A través de la presentación de información y de las funciones ofrecidas por el OPAC, el usuario puede consultar los fondos disponibles en la biblioteca (o en otras bibliotecas cuyos catálogos se encuentren accesibles) conocer el estado de la copia, realizar reservas, revisar el estado de los préstamos que le competen, etc. Se trata, en definitiva, del elemento de interacción y participación del usuario en el proceso informativo que se desarrolla en la biblioteca, en el que desempeña un papel fundamental el proceso comunicativo. Relacionadas con la propia evolución de los sistemas informáticos se ha establecido tres fases clásicas de desarrollo en los OPACs (HILDRETH, 1989), que pueden delimitarse como fase de línea de órdenes, fase de menú de elementos y fase de entorno gráfico de usuario.
El OPACs ofrece al usuario un subconjunto de las funciones de tratamiento de la información que se ejecutan en el centro. Ofrece (o debe ofrecer) una impresión de integración, aislando al usuario de la máquina y de las estructuras de datos que subyacen al sistema de automatización de bibliotecas. El interfaz es el medio de comunicación con el catálogo (DUVAL y MAIN, 1992), que se interroga utilizando el lenguaje propio del sistema, o utilizando sistemas de ayuda e interrogación asistida, gracias a los cuales el usuario se ve libre de las complicaciones de todo lenguaje de interrogación. Deben destacarse las funciones de acceso y consulta directa por materias o autores como uno de los elementos básicos a utilizar en un OPAC. Todos los sistemas de informatización de bibliotecas ofrecen un módulo de OPAC. Sin embargo, el diseño y las funciones presentes en cada uno de ellos pueden variar, a causa de los intereses y decisiones de los diferentes fabricantes. De hecho, la mayor parte de los interfaces son diferentes, aunque den soporte a funciones similares, lo que supone un inconveniente para el usuario. Ante esta situación, cobran especial importancia los factores y elementos de amigabilidad que incorpore la interfaz para el usuario (GARCÍA MARCO, 1995b).
Como corolario, cabe afirmar que un OPAC ofrecerá un pobre rendimiento si la biblioteca no considera la formación de los usuarios como un factor clave de éxito. La asimilación, por parte de los mismos, del uso del OPAC como una herramienta diaria, de sus capacidades y de sus límites, es un elemento inherente al propio proceso de informatización de centro, que de ningún modo puede ser obviado o pospuesto frente a otros intereses.
10.6. El proceso de informatización.
La selección e implantación de un sistema de informatización de bibliotecas resulta ser una cuestión vital para el funcionamiento bibliotecario. Por lo tanto, todo el proceso a seguir debe intentar eliminar y minimizar cualquier posible y/o futuro problema, normalmente resultado de un incorrecto proyecto de informatización. Se hace imprescindible una rigurosa planificación y estudio del entorno y de la implantación del sistema, acorde con el significado que debe tener, para una biblioteca, la introducción y puesta en marcha de un sistema de este tipo (MANDELBAUM, 1992).
No todas las situaciones en las que puede encontrarse una biblioteca resultan ser idóneas para la implantación de un sistema informático. resulta necesario un riguroso y documentado estudio previo sobre la situación de la biblioteca, su contexto y sus procedimientos de trabajo. Es posible afirmar que existe una relación directa entre la calidad de la planificación y el éxito de la implantación y puesta en marcha del sistema informático. En este particular, debe ocupar un lugar principal el estudio económico que analice las consecuencias económicas de la implantación de un sistema informático. No puede admitirse, como se afirma en ocasiones, que no es posible cuantificar económicamente la rentabilidad de la instalación. Si el estudio ha sido realizado correctamente, pueden utilizarse numerosos indicadores económicos (coste actividades y horas de trabajo, etc.), que demuestren la rentabilidad de la opción. Esto exige honestidad en la aceptación de una conclusión en contra, que puede verse modificada por razones de política bibliotecaria o de otro tipo.
Al aceptar anteriormente la configuración como sistema de la biblioteca, así como de la aplicación informática, es posible adoptar, a su vez, un enfoque sistémico para el proceso de informatización de la biblioteca, cuyas fases han sido señaladas por Clayton (CLAYTON, 1991; CLAYTON y BATT, 1992) :
- Plan de desarrollo global: el plan de desarrollo global debe establecer las fases del proceso, la duración de cada una de ellas, los resultados esperados y el personal responsable. Este documento debe fijar la estrategia general del proyecto de informatización.
- Análisis de sistemas: esta fase debe desmenuzar, hasta sus niveles más detallados, el funcionamiento del sistema bibliotecario existente, que va a ser objeto de informatización. Estudiará todos los procesos, recursos y normas existentes en el sistema, sus interacciones... Detallará los aciertos y errores del mismo, así como las acciones a poner en marcha para lograr su optimización. El resultado de esta fase será un completo y exhaustivo documento en el cual se especificaran todas estas cuestiones.
- Especificación de los requisitos o requerimientos: esta es una parte crítica del proyecto. Deben detallarse todas y cada una de las características y/o prestaciones que debe ofrecer el sistema informático que se considera ideal para su implantación en la biblioteca. La base de todos estos requerimientos serán las necesidades que la biblioteca debe satisfacer para alcanzar el conjunto de objetivos que tiene previstos.
- Evaluación de sistemas: con la óptica del documento que contiene los requerimientos, deben contemplarse las opciones que se ofrecen para la selección de un sistema informatizado. La biblioteca puede optar por desarrollar uno propio (lo cual resulta casi imposible en la mayor parte de las situaciones), o adquirir alguno de los existentes en el mercado, fabricados por terceras partes. En este segundo caso, se remite a los proveedores el documento de requerimientos, a la espera de sus propuestas. Las respuestas de éstos, así como el análisis de la literatura especializada, y la visita e intercambio de experiencias con otros usuarios, serán la base sobre la que tomar una decisión.
- Negociación del contrato y de sus condiciones: la selección de un sistema debe seguirse por el contacto con el proveedor para negociar las condiciones del contrato de compra. En este caso puede darse una variada casuística, por lo que es recomendable atender, cuando menos, a condiciones referidas a fechas de puesta en marcha, formación de usuarios, mantenimiento y pruebas de aceptación, estado de propiedad de las patentes, formas de pago, etc.
- Puesta en marcha: la fase de puesta en marcha resulta ser la culminación de proyecto. Puede ser parcial (en sucesivas fases), o completa, lo que dependerá de la situación bibliotecaria. Sería interesante disponer de un tiempo de prueba real, antes de la aceptación total. En este contexto debe situarse la formación del personal de la biblioteca en relación con el sistema, a diferentes niveles. Deben considerarse, además, la legislación que puede afectar al ámbito de trabajo y a los operarios del sistema.
- Control y mantenimiento: el sistema necesitará mantenimiento y control de las actividades que desarrolla, para su perfecto funcionamiento y desempeño de sus funciones. Es necesario considerar que el mantenimiento cubierto en los contratos de adquisición suele cubrir el primer o primeros años, corriendo el gasto a cuenta de la biblioteca posteriormente.
- Renovación: los sistemas de informatización de bibliotecas no son eternos ni perfectos, por lo que resulta ineludible considerar que será necesaria su renovación y/o sustitución pasado determinado período de tiempo.
Resulta forzoso hacer dos últimas consideraciones. En primer lugar, la implantación de un sistema de este tipo tiene costes ocultos (como resulta en ocasiones la necesidad de modificar las condiciones ambientales de una sala), derivados normalmente de una estudio o planificación incompleto. Es necesario reducir estos costes a su mínima expresión. Por contra, son numerosos los beneficios intangibles que una informatización puede ofrecer a la biblioteca, y que deben estudiarse y explicarse detenidamente, como complemento a la justificación necesaria para la instalación de un sistema informatizado.
Para terminar este apartado debe hacerse una última recomendación. Es altamente recomendable que la biblioteca genere documentación de usuario propia sobre las funciones, procesos y normas del sistema informático. La documentación así generada, aunque puede resultar un trabajo añadido, es de gran utilidad una vez que el sistema ha sido puesto en marcha. Es evidente que la disponibilidad de manuales asequibles para el personal y los usuarios del sistema harán más fácil la comprensión e integración del mismo en el entorno bibliotecario.
10.7. Normas de tratamiento, recuperación, transferencia y almacenamiento de información.
Las múltiples entidades y categorías de datos que son objeto de tratamiento, en el marco de las tareas propias de una unidad de información, se ven reflejadas en los sistemas informáticos que se utilizan en la misma. Como puede imaginarse, resulta necesaria la utilización de formatos que respeten determinadas reglas, en aras de poder compartir los datos entre diferentes unidades (GREDLEY y HOPKINSON, 1990). Las agencias nacionales e internacionales de normalización han publicado normas generales que rigen las características, estructura y componentes de muchos de estos elementos (AENOR, 1994). La CDU, el préstamo interbibliotecario (ILL, InterLibrary Loan), o el intercambio de información entre bibliotecas y proveedores, a través de proyectos EDI (Electronic Data Interchange), son actividades que han sido escrupulosamente reglamentadas mediante este tipo de normas. ILL ha sido definido a través de las normas ISO 10160 y 10161, EDI y EDIFACT mediante las normas ISO 9735 y 7372... De especial importancia es la colaboración, cada vez más extendida, entre diferentes bibliotecas que forman, agrupadas por criterios o áreas de interés, redes de bibliotecas, interconectadas usando las actuales redes de telecomunicaciones, con vistas a compartir las laboriosas tareas de catalogación, mecanismos de préstamo interbibliotecario... Mención especial merece el protocolo ANSI/NISO Z39.50, que establece las normas para facilitar una única interfaz de comunicación e interrogación de bases de datos, en relación con las normas ISO 10162 y 10163 sobre SR (Search and Retrieval, Búsqueda y Recuperación). Estas normas son las que deben estableceer, en un futuro próximo, los requisitos y mecanismos de interrogación de bases de datos mediante redes de comunicaciones, especialmente a través de Internet y sus sucesores, encontrándose ya en aquélla aplicaciones que hacen uso de estos protocolos, aunque no todo lo extendidos como sería deseable.
Resulta evidente que la aplicación de estas normas en el entorno de los sistemas de informatización de unidades de información redunda en todo tipo de ventajas en el momento, casi siempre necesario, de intercambiar información con otras unidades. Es sobre esta necesaria normalización sobre la que deberá asentarse el intercambio en los próximos años, parejo con el desarrollo de las redes de telecomunicaciones. Por desgracia, esta normalización no ha alcanzado todavía el nivel deseable. Por ejemplo, la aplicación de un formato común en las agencias bibliográficas y en las bibliotecas para facilitar la transferencia de registros bibliográficos, el conocido como formato MARC, tiene todavía numerosas variantes. En el ámbito archivístico el mismo esfuerzo, la definición de un formato para sus materiales, a través de un formato MARC específico, es más reciente, encontrándose todavía en sus inicios.
En los siguientes apartados se va a tratar el formato MARC para registros bibliográficos, por tratarse de uno de los más extendidos y objeto de experiencia y publicación, y corresponder, a su vez, a los sistemas de automatización de bibliotecas tratados con anterioridad.
10.8. El registro bibliográfico.
Un registro bibliográfico es un registro que ofrece información sobre una noticia bibliográfica. Este registro se compone de un conjunto de elementos que transmiten información sobre el elemento u objeto al que representan. Todos los registros de tipo bibliográfico comprenden dos tipo de elementos:
-
Elementos bibliográficos: transmiten información sobre un documento.
-
Elementos de procedimiento: transmiten información sobre la función de procedimiento del registro.
10.9. Breve historia del formato MARC.
El auge de los sistemas de informatización de bibliotecas, especialmente en los Estado Unidos de América, trajo consigo la posibilidad y la necesidad de utilizar un formato de registro común, de tal forma que fuese posible acometer los procesos de catalogación e intercambio de registros entre bibliotecas de una forma cooperativa. La adopción de este tipo de medidas supondría incuestionables mejoras en el sistema bibliotecario norteamericano. Como cabeza de ese sistema bibliotecario, la Biblioteca del Congreso (Library of Congress) puso en marcha un programa destinado a establecer un formato común para el almacenamiento de registros bibliográficos en el ámbito de su cobertura.
El trabajo desarrollado en la década de 1960 significó la creación y desarrollo del formato MARC (MAchine Readable Cataloging) 11, que revisado y mejorado dio lugar, en 1971, a la norma ANSI correspondiente. Esta norma fue aceptada por la ISO en 1973, que publicó una norma revisada en 1981, identificada como ISO 2709-1981. La utilización del formato MARC es inseparable de la divulgación de las normas de catalogación AACR en 1979, lo que desembocó en la redacción y adecuación de las normas de catalogación existentes en los diferentes países a la utilización de los formatos MARC. Tras la adopción de la norma en Europa, las diferentes agencias bibliográficas nacionales adoptaron el contenido de la norma a las peculiaridades de sus propios sistemas bibliotecarios, lo que ha dado como resultado gran cantidad de formatos MARC nacionales, cada uno de los cuales posee elementos y características que los diferencian del resto. Generalmente, los formatos MARC nacionales derivan del formato MARC de la Biblioteca de Congreso (USMARC) o del formato MARC de la British Library (UKMARC). Según estos criterios, resulta comprensible la aparición de formatos IBERMARC, ANNAMARC, INTERMARC, CANMARK, etc., en diferentes países. La multiplicidad reinante en el formato MARC, la cual lo alejaba de su primera misión como formato de intercambio, ha desembocado en la aparición de un nuevo formato MARC, al que se ha denominado UNIMARC, cuya finalidad es recuperar la idea de un formato MARC universal, de forma que se facilite el intercambio de registros a nivel mundial.
Inseparable de la utilización del formato MARC es la aplicación de otras normas complementarias, entre las que deben conocerse las correspondientes a la ISBD (International Standard Book Description), ISO 3297-1975 (ISSN, International Serial Standard Number), ISO 2108-1978 (ISBN, International Standard Book Number) e ISO 214-1976 (normas para la realización de resúmenes de publicaciones y documentos).
10.10. El formato MARC.
El formato MARC, tal y como es definido en la norma ISO 2709, "Es la estructura de la noticia bibliográfica, así como el sistema de códigos que identifican el contenido de la misma", "tiene como finalidad facilitar el intercambio de los datos bibliográficos en soporte magnético.", Y su función es "desarrollar el análisis de los elementos de una noticia bibliográfica, o referencia bibliográfica, especificando las etiquetas, indicadores y códigos de subcampo."
Resulta de suma importancia recordar que el formato MARC no es un formato de catalogación o una norma de análisis. La prioridad del MARC es definir un formato legible por máquina para facilitar el intercambio de registros, es decir, establece las partes y los identificadores de esas partes del registro bibliográfico, pero no establece rígidamente su disposición. Esto es lo que permite encontrar registros MARC de diferente estructura y ordenación, ya que son correctos siempre y cuando respeten la norma, y esta última sólo se refiere a la estructura física del registro (SOCADI, 1992).
El formato físico utilizado para los registros tienes tres partes:
- La estructura del registro: es la representación física de la información en el soporte legible por el ordenador.
- Los designadores del contenido: son las etiquetas y códigos que sirven para identificar a los mismos.
- El contenido del registro: la propia información.
La estructura del registro posee, a su vez, tres partes, correspondientes a:
- Cabecera: de longitud y formato fijos, informa sobre la longitud, tipo y nivel bibliográfico del documento.
- Directorio: informa sobre los campos variables específicos incluidos en el formato.
- Campos variables: o área de datos, contiene los datos de cada campo.
De lo anterior puede deducirse que el formato MARC posee dos tipos de campos: los de longitud fija y los de longitud variable. Los primeros se utilizan para aquellos elementos de longitud fácilmente precisable, y que siempre aparecen en el registro. Los segundos, por contra, son preferidos para campos cuyo contenido puede variar notablemente, dependiendo del nivel de la noticia bibliográfica.
10.10.1. El formato IBERMARC.
En consonancia con el panorama esbozado anteriormente, el sistema bibliotecario español utiliza el formato IBERMARC, del cual existen versiones para monografías, seriadas, registros sonoros y de imagen, materiales cartográficos, etc., de los cuales se han publicado manuales y referencias, sometidas a revisión cada cierto tiempo (BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA, 1996). Algunas comunidades autónomas han implantado su propio formato MARC, como es el caso de Cataluña (CATMARC). Como ejemplo, el formato IBERMARC para monografías ofrece la siguientes estructura:
- Cabecera y guía, de 24 caracteres.
- Directorio o repertorio, número variables de elementos de longitud fija (12 caracteres).
- Campos de longitud fija (número de identificación, campo 001, y códigos de información, campo 008).
- Campos de longitud variable (números de control, lenguas, número de clasificación y localización, descripción bibliográfica y registro de entidades secundarias).
Un campo IBERMARC contiene un conjunto de elementos que identifican al campo, sus características, sus subcampos y los datos contenidos en él. La revisión del manual del formato IBERMARC correspondiente permite saber si los campos pueden ser repetibles o no repetibles. Por ejemplo, puede utilizarse el campo 240, correspondiente al título uniforme:
240 b0 \$a[Constitución,\$d1978]
240: etiqueta que identifica al campo.
b0: indicadores
\$: etiqueta de subcampo
a: identificador del Título Uniforme.
Constitución: dato de Título Uniforme.
\$: etiqueta de subcampo.
d: identificador del subcampo fecha.
1978: dato del subcampo fecha.
10.10.2. Intentos de integración: el formato UNIMARC.
La diversidad de formatos MARC hace difícil el intercambio de registros bibliográficos entre diferentes agencias nacionales, lo que en principio resultaba ser su principal objetivo. En realidad, el intercambio de registros supone, en la actualidad, la utilización de programas capaces de "traducir" entre diferentes formatos. Por esta razón se han iniciado esfuerzos en aras de obtener un formato MARC común, al que se ha llamado UNIMARC (HOLT, 1987). Sin embargo, la existencia de grandes bases de datos y de aplicaciones específicas construidas para los diferentes formatos hace inviable, por el momento, la implantación del formato UNIMARC. Por esta causa, se tiende a ver el formato UNIMARC, en estos momentos, más como un formato de intercambio entre diferentes MARC, que como un formato común. Es decir, que en vez de intercambiar registros entre diferentes MARC, con el esfuerzo particular que ello supone, se tiende a implantar programas que "traduzcan" el MARC propio a UNIMARC, y programas que "traduzcan" de UNIMARC al propio, en el sentido de agilizar y ahorrar esfuerzos en las tareas de transferencia. La estructura de los campos de los registros UNIMARC responde a las siguientes partes:
- 001-071: Bloque de identificación.
- 100-135: Bloque de información codificada.
- 200-225: Bloque de información descriptiva.
- 300-345: Bloque de notas.
- 410-488: Bloque de entradas relacionadas.
- 500-541: Bloque de título relacionado.
- 600-686: Bloque de análisis del sujeto o de materias.
- 700-722: Bloque de responsabilidad intelectual.
- 801-802: Bloque de uso internacional.
- 9... : Bloque de uso nacional.